A expressão “fechar o caixa” faz parte do vocabulário de quase todo comerciante. Antes de baixar as portas e ir para casa, é preciso conferir tudo que foi pago e recebido e checar com o dinheiro do caixa.
Sendo de comércio ou não, toda pequena empresa deve seguir a mesma premissa e ter o fluxo de caixa como companheiro do final do expediente. “O controle de caixa é o registro das transações financeiras de um negócio”, define Maurício Galhardo, especialista em finanças e sócio-diretor da consultoria Praxis Education.
Aparentemente simples, esta ferramenta é indispensável para quem quer manter as contas em ordem. Uma planilha (veja aqui um modelo de Planilha de Fluxo de Caixa fornecido pelo Sebrae) pode ajudar na tarefa cotidiana de checar as contas. “O fluxo de caixa é o melhor instrumento de controle da empresa”, diz Ricardo Curado, consultor financeiro do Sebrae/SP.
Entre saídas e entradas de dinheiro, todo empreendedor precisa saber o que estes números significam. “O diagnóstico que o fluxo de caixa dá é apenas da situação financeira da empresa e não a situação econômica. Não é possível saber se a empresa tem lucro ou prejuízo, por exemplo”, ensina Adriano Gomes, professor de finanças da ESPM.
Como fazer
Um fluxo de caixa perfeito é aquele que leva dedicação e disciplina dos empresários. O primeiro passo é separar as saídas de dinheiro em pelo menos três categorias: fornecedores, despesas e outras saídas.
Dentro dos pagamentos com despesas, os especialistas sugerem a divisão em outras três categorias. “As despesas podem ser administrativas, como papelaria, correio, telefone, internet e salários, comerciais, onde entram gastos com marketing e comissões de vendedores, e financeiras, como juros, multas e IOF”, explica Gomes. Em “outras saídas”, coloque o que a empresa pagou para amortização de empréstimos, pagamento de tributos e investimentos.
Do outro lado do fluxo, ficam as entradas, que costumam vir principalmente do que a empresa recebe das vendas. “A venda de um ativo ou um novo aporte também devem entrar neste quesito”, afirma o professor da ESPM.
Esta operação deve ser feita diariamente e depois de calcular o valor das entradas menos o das saídas, somando ao saldo inicial, o empresário tem acesso ao saldo final do dia. Este número deve bater com o que há nas contas bancárias. “Se não bater, o que está errado é o fluxo de caixa. O banco nunca erra”, brinca Galhardo.
Atenção: saldo negativo não significa prejuízo. Os especialistas alertam para a diferença entre saldo e lucro ou prejuízo. “A empresa ficou em déficit de caixa. Prejuízo ou lucro são resultado de vendas menos custos e despesas”, diz Gomes.
Por outro lado, se o saldo for negativo com freqüência, vale prestar atenção nas movimentações financeiras da empresa. “Normalmente, significa que está saindo mais dinheiro do que entrando. Tem que fazer o demonstrativo de resultados”, ensina Curado.
Fluxo de caixa projetado
Com cada vez mais crédito circulando e mais gente pagando a prazo, as empresas são capazes de fazer projeções com a ajuda do fluxo de caixa. Isto significa que é possível colocar na planilha em qual data – mesmo no futuro – deve entrar ou sair dinheiro. “É como ter a bola de cristal para prever o futuro financeiro do negócio e tomar decisões hoje”, compara Galhardo.
Se você já sabe que daqui a 30 dias vai precisar pagar as contas do fornecedor, pode se programar e deixar de gastar ou investir para poupar e não precisar apelar para os bancos. As empresas que praticam o controle do caixa há mais tempo já têm uma curva de caixa e sabem como é o movimento mês a mês, facilitando o planejamento. “O fluxo serve como uma grande bússola financeira para indicar as melhores datas para receber e pagar”, define Gomes.
Esta projeção serve para mostrar se existe um descasamento das operações, ou seja, entre pagar o fornecedor e receber do cliente há um período muito longo e não dá tempo do dinheiro entrar. Para resolver este problema, os especialistas indicam uma boa gestão de estoque, uma negociação maior com os fornecedores e menos prazo para os clientes pagarem.
O fluxo de caixa é uma ferramenta para avaliar a gestão financeira da sua empresa e colocar o dono no comando das finanças. Por isso, a orientação é dedicar um pouco de tempo todos os dias para fazer estas contas. “Não encerre o dia ou vá embora sem fechar o caixa”, ensina Curado.
Para Galhardo, fazer um fluxo de caixa “mais ou menos” gera resultados medíocres e não ajuda na hora de tomar decisões. “Faça o fluxo de caixa de centavos, até contas de papelaria tem que buscar. Se der diferença, entra no detalhe e esgota até saber de onde vem a diferença”, ensina. Segundo ele, esta é a melhor forma de saber se existe algum tipo de desvio ou se os processos estão mal feitos.
Fonte: exame PME
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